Onay Akışı Nedir? İzin, Avans ve Satın Alma Taleplerini Sohbetten Onaylatın

Bir çalışan yıllık izin istediğinde ne olur? Çoğu şirkette bir form doldurulur, imzaya götürülür, müdür toplantıdadır, form masada bekler, ardından İK'ya iletilir. Satın alma talepleri de benzer bir yolculuk yapar. Talep sahibi işinin nerede beklediğini bilmez, onaylayıcı da hangi taleplerin sırasını beklediğini.

Onay akışı, bir talebin tanımlı adımlardan sırayla geçerek onaylanmasını ya da reddedilmesini sağlayan dijital süreçtir. Bu yazıda onay akışlarının nasıl tasarlanacağını ve SyncMessage'da talepleri mesajlaşmanın içinden nasıl yönettiğinizi anlatıyoruz.

Onay akışı nedir, neden önemlidir?

Onay akışı üç şeyi netleştirir: talebin hangi bilgileri içermesi gerektiğini, kimlerin hangi sırayla onaylayacağını ve her adımın ne zaman tamamlandığını. İyi kurulmuş bir akış hem talep sahibine hem onaylayıcıya zaman kazandırır, hem de denetimde “bu harcamayı kim onayladı” sorusunun yanıtını hazır tutar.

• Talepler kaybolmaz, her adım zaman damgasıyla kayıtlıdır.
• Onaylayıcı izindeyken süreç durmaz.
• Talep sahibi talebinin hangi aşamada olduğunu görür.
• Raporlama için talepler tek listede toplanır.

Talep nasıl açılır?

SyncMessage'da talep birkaç yerden açılır: Anasayfa'daki Yeni talep düğmesi, Talepler sayfası, sohbette yazma kutusunun + menüsü ya da komut merkezi. Önce talep türü seçilir, ardından form doldurulur. Formun altında talebin kimlerden hangi sırayla onay alacağı baştan görünür; böylece çalışan sürecin ne kadar süreceğini tahmin edebilir.

Kurulumda beş hazır talep türü gelir: Yıllık izin, Mazeret izni, Avans, Satın alma ve Masraf. Bunları değiştirebilir, kapatabilir ya da kendi talep türlerinizi ekleyebilirsiniz.

Onaylayıcı için: Karar sohbetin içinde

Sırası gelen onaylayıcının talep sahibiyle olan birebir sohbetine etkileşimli bir talep kartı düşer ve bildirim gider. Onaylayıcı karttan üç işlemden birini yapar:

• Onayla: İsteğe bağlı bir not ekleyerek talebi bir sonraki adıma geçirir.
• Reddet: Gerekçe yazmak zorunludur; talep sahibi gerekçeyi görür.
• Bilgi iste: Soru zorunludur; talep sahibi bilgi ekleyene kadar talep bekler.

Aynı adımda birden çok onaylayıcı varsa ilk karar veren adımı kapatır, diğerlerinin kartı kendiliğinden güncellenir. Talepler sayfasındaki Onayımı bekleyenler sekmesi ise bekleyen bütün talepleri bir arada gösterir.

Yönetici için: Talep türü ve onay zinciri tasarlamak

Talep türleri ve onay zincirleri Yönetici Paneli'ndeki Onay akışları bölümünden kurulur. Bir talep türü ad, açıklama ve simgenin yanında en çok 20 alandan oluşur: kısa metin, açıklama, sayı, tutar, tarih, tarih aralığı (gün sayısı otomatik hesaplanır), seçim ve dosya eki.

Onay adımı türleri

Bir onay zinciri en çok 8 adımdan oluşur. Bir adımda onaylayıcı bulunamazsa talebin gideceği yedek onaylayıcı tanımlanabilir. Talep türünü yalnız belirli departmanlara açabilirsiniz.

Akışı tıkanmaktan koruyan kurallar

• Talep sahibi kendi talebini onaylayamaz; adım başka yöneticiye ya da yedek onaylayıcıya gider.
• Aynı kişi önceki bir adımı onayladıysa sonraki adım tekrar sormadan geçilir.
• Bir adımın bütün onaylayıcıları pasifse (ayrılan çalışan) talep türlerini yönetenler karar verebilir.
• Değişiklikler yalnız yeni taleplere uygulanır; açılmış talepler kendi kopyasıyla sürer.

Örnek: Üç adımlı bir satın alma onay zinciri

Birçok kurumda satın alma talepleri tutara ve departmana göre farklı kişilerden onay alır. Aşağıdaki örnek, tek bir talep türüyle kurulabilecek tipik bir zinciri gösteriyor:

Formda tutar, gerekçe, tedarikçi önerisi ve teklif dosyası gibi alanlar bulunur. Talep gönderildiğinde ilk adımın onaylayıcısının sohbetine kart düşer; onaylandıkça sıra bir sonraki adıma geçer ve talep sahibi her aşamada bildirim alır. Talep sonuçlandığında giden webhook ile ERP sisteminize iletilebilir.

Talepler masaüstünde ve mobil uygulamada aynı şekilde çalışır; onaylayıcı sahadayken de karttan karar verebilir.

Vekalet: İzindeki yöneticinin yerine

İzne çıkacak bir onaylayıcı Talepler sayfasından vekil atar ve başlangıç ile bitiş tarihini belirler. Bu tarihlerde yeni adımlar vekile gider, vekil bildirim alır. Onaylayıcı da karar vermeye devam edebilir. Yöneticiler başkası adına da vekalet tanımlayabilir.

Talep sahibi için: Bilgi ekleme ve geri çekme

Onaylayıcı bilgi istediğinde talep sahibi talebi açıp Bilgi ekle ile yanıt verir, gerekirse dosya ekler; talep aynı onaylayıcıya geri döner. Talep sonuçlanmadığı sürece Geri çek ile durdurulabilir, onaylayıcılara haber verilir. Sonuçlanmış bir talep geri çekilemez. Gönderilen formun alanları sonradan değiştirilemez; düzeltme gerekiyorsa talep geri çekilip yeniden açılır.

Talepler sayfasında süzme ve arama

Talepler sayfası Benim taleplerim, Onayımı bekleyenler ve Tümü sekmelerinden oluşur. Liste durum ve talep türüne göre süzülür; tür, kişi ya da talep numarasıyla arama yapılabilir ve arama Türkçe karakterlere duyarsızdır, “arac” yazınca “Araç” bulunur. Talep ayrıntısında alanlar, ekler ve onay zincirinin tam geçmişi kim, ne zaman ve hangi notla bilgisiyle görünür.

Raporlama, kayıt ve entegrasyon

Talepler sayfasında durum, tür ve kişiye göre süzme yapılır; süzülen liste Excel'e aktarılır. Her işlem (talep, onay, ret, bilgi isteme, geri çekme, dışa aktarma) işlem loglarına yazılır. Sonuçlanan bir talep, imzalı giden webhook ile ERP ya da İK sisteminize iletilebilir. Bunun nasıl yapılacağını API ve webhook entegrasyonu yazısında anlattık.

Onay akışlarını kurumsal mesajlaşmanın içinde toplamanın diğer araçlarla farkını Microsoft Teams alternatifi yazısında da ele aldık.