Kurumsal Mesajlaşma Yazılımı Nasıl Seçilir? 20 Maddelik Kontrol Listesi

Kurumsal mesajlaşma yazılımlarının tanıtım ekranları birbirine çok benzer: kanallar, sohbetler, görüntülü arama, mutlu ekip fotoğrafları. Gerçek farklar ise demo sırasında pek görünmeyen yerlerde saklıdır: verinin nerede durduğu, bir çalışan ayrıldığında ne olduğu, telefon kaybolduğunda kimin ne yapabildiği.

Bu yazıda kurumsal mesajlaşma yazılımı nasıl seçilir sorusuna, satın alma sürecinde doğrudan kullanabileceğiniz 20 maddelik bir kontrol listesiyle yanıt veriyoruz. Kurumsal mesajlaşmanın temellerini merak ediyorsanız önce kurumsal mesajlaşma uygulaması nedir rehberine göz atabilirsiniz.

Önce ihtiyacınızı netleştirin

Kontrol listesine geçmeden önce üç soruyu kurum içinde yanıtlayın. Bu yanıtlar, listedeki hangi maddelerin sizin için kritik olduğunu belirler.

• Verinin kurum dışına çıkması kabul edilebilir mi, yoksa bir gereklilik olarak şirkette mi kalmalı?
• Kaç kişi, kaç lokasyon ve ne kadar saha çalışanı var?
• Mesajlaşmanın yanında hangi süreçleri (duyuru, onay, anket, doküman) aynı yerde toplamak istiyorsunuz?

20 maddelik kontrol listesi

Barındırma ve altyapı

1. Yazılım bulutta mı çalışıyor, kendi sunucumuza mı kuruluyor?
2. İnternet bağlantısı kesildiğinde şirket içi yazışma sürüyor mu?
3. Sunucunun donanım ve işletim sistemi gereksinimleri neler?
4. Sesli ve görüntülü aramalar farklı VLAN'lar ve VPN üzerinden kurulabiliyor mu, bunun için ek bir sunucu gerekiyor mu?

Güvenlik

1. Uygulama ile sunucu arasındaki trafik şifreli mi? Kurumun kendi sertifikası kullanılabiliyor mu?
2. Başarısız giriş denemelerinde hesap kilitleniyor mu?
3. Kayıp bir telefonun oturumu uzaktan kapatılabiliyor mu?
4. Mobilde uygulama kilidi var mı, kurum bunu zorunlu kılabiliyor mu?

Yönetim ve denetim

1. Kullanıcılar toplu olarak (örneğin Excel'den) aktarılabiliyor mu?
2. Rol ve izin yapısı kurum hiyerarşisine uyacak kadar ayrıntılı mı?
3. Denetim kayıtları tutuluyor ve dışa aktarılabiliyor mu?
4. Girişler IP ya da ağ bazında kısıtlanabiliyor mu?

Veri yönetimi ve KVKK

1. Veri türüne göre saklama süresi ayarlanabiliyor mu, süresi dolan veri kendiliğinden siliniyor mu?
2. İlgili kişi başvurusunda kişinin verisi dışa aktarılabiliyor mu?
3. Silme talebinde anonimleştirme yapılırken iş kayıtları korunuyor mu?
4. Yedekler şifreleniyor mu, geri yükleme nasıl yapılıyor?

Kullanım, entegrasyon ve sürdürülebilirlik

1. Arama Türkçe karakterlere duyarlı mı; mesaj, dosya ve görevleri tek yerden buluyor mu?
2. Dış sistemler (izleme, ERP) kanallara mesaj gönderebiliyor mu; olaylar dışarıya iletilebiliyor mu?
3. Güncellemeler nasıl dağıtılıyor, zamanlamasını kim belirliyor?
4. Dış paydaşlar (danışman, tedarikçi) şirketin tamamını görmeden davet edilebiliyor mu?

SyncMessage bu sorulara nasıl yanıt veriyor?

Satıcıları puanlamak için basit bir yöntem

Kontrol listesini yalnızca “var” ya da “yok” diye işaretlemek, adayları birbirinden ayırmaya yetmez. Her başlığa kurumunuz için bir ağırlık verin, ardından her satıcıyı o başlıkta 1 ile 5 arasında puanlayın. Ağırlıklı toplam, demo sırasında edindiğiniz izlenimden çok daha sağlıklı bir karşılaştırma sağlar.

Ağırlıklar kurumdan kuruma değişir. Kamu kurumu ya da sağlık kuruluşu için veri yeri ağırlığı daha yüksek olabilir; tamamen uzaktan çalışan bir yazılım ekibi için entegrasyon ağırlığı öne çıkabilir.

Dikkat edilmesi gereken işaretler

• Satıcının veri yeri ve yedekleme sorularına net yanıt verememesi.
• Çalışan ayrıldığında hesabın ve verinin ne olacağının belirsiz kalması.
• Denetim kayıtlarının dışa aktarılamaması.
• Kayıp cihaz senaryosunun demoda gösterilememesi.
• Mobil uygulamanın masaüstünün küçültülmüş bir kopyası olması.

SyncMessage'ın masaüstü ve mobil uygulamalarını ayrı ayrı görmek isterseniz masaüstü ve mobil sayfalarına göz atabilirsiniz.

Maliyeti doğru karşılaştırmak

Bulut ve şirket içi ürünlerin maliyetini karşılaştırırken yalnızca lisans bedeline bakmak yanıltıcı olur. Bulut tarafında dönemsel abonelik ve kullanıcı sayısındaki artış; şirket içi tarafta ise lisans, sunucu donanımı, yedekleme alanı ve BT ekibinin zamanı hesaba katılmalıdır. SyncMessage lisansla sunulur ve her kuruma özel teklif hazırlanır; teklif aşamasında kurulum ve destek kapsamını da netleştirmenizi öneririz.

Karar vermeden önce pilot yapın

1. Farklı yaş ve rol gruplarından 15-30 kişilik bir pilot ekip seçin.
2. Sunucuyu kurun ve kullanıcıları Excel'den aktarın.
3. İki hafta boyunca bir departmanın bütün iletişimini yeni araçtan yürütün.
4. Kullanım panosundan benimsemeyi, ekipten de geri bildirimi toplayın.
5. Kontrol listesindeki maddeleri pilot sonuçlarıyla birlikte puanlayın.

Barındırma modeline henüz karar vermediyseniz on-premise ve bulut mesajlaşma karşılaştırması yazısı karar vermenize yardımcı olur.