Mesajlarda Arama: Eski Yazışmayı, Dosyayı ve Görevi Saniyeler İçinde Bulun

Kurumsal mesajlaşma kullanımı arttıkça uygulamanın hafızası da büyür. Bir yıl sonra o hafızanın değeri, içinden bir şeyi ne kadar hızlı bulabildiğinize bağlıdır. “VPN ayarlarını kim, hangi kanalda yazmıştı?”, “Tedarikçinin gönderdiği teklif dosyası neredeydi?” gibi sorular günde onlarca kez sorulur. Mesajlarda arama iyi çalışmıyorsa çalışanlar soruyu yeniden sorar, bilgi yeniden yazılır.

İyi bir kurumsal aramada neler olmalı?

• Tek kutu: Kişi, kanal, mesaj, dosya ve görev aramak için ayrı ekranlar olmamalı.
• Türkçe uyumu: “celik” yazınca Çelik, “IK” yazınca İnsan Kaynakları bulunmalı.
• Hata toleransı: Tek harflik yazım hataları sonucu boşa çıkarmamalı.
• Süzgeçler: Sonuç kişiye, kanala ve tarihe göre daraltılabilmeli.
• Yetki farkındalığı: Kullanıcı yalnız erişebildiği içeriği görmeli.
• Bağlam: Sonuca tıklayınca mesaj kendi sohbetinde, öncesi ve sonrasıyla açılmalı.

Ctrl+F komut merkezi

SyncMessage'da Ctrl+F (ya da Ctrl+K) ile açılan komut merkezi kişileri, kanalları ve erişebildiğiniz bütün mesajları tek kutuda arar. Dosyalar, görevler, notlar, duyurular ve kalite dokümanları da sonuçlara gelir. Eşleşme Türkçe karakterlere duyarlıdır ve küçük hataları affeder.

Süzgeçlerle daraltma

Bir mesaj sonucuna tıkladığınızda sohbet o mesajın üzerinde açılır ve mesaj kısa süre vurgulanır. Böylece mesajı bağlamıyla birlikte okursunuz. Bir kişi sonucundan tek tuşla mesaja, sesli ya da görüntülü aramaya geçebilirsiniz.

Sorgu boşken: Kaldığınız yer

Komut merkezini açtığınızda henüz bir şey yazmadıysanız okunmamışlar, son açtıklarınız ve size atanan görevler hazır bekler. Gün içinde en çok ihtiyaç duyduğunuz yerlere bir tuşla dönersiniz.

Komut modu

Kutuya > yazdığınızda komut moduna geçersiniz: durumunuzu değiştirmek, Rahatsız Etmeyin'i açmak, yeni görev ya da oylama oluşturmak, birini aramak, temayı değiştirmek, toplantı planlamak ya da Takvimim gibi sayfaları açmak için fareye uzanmanız gerekmez.

Sonuçlarda neler çıkar?

Klavyeyle hızlı çalışma

• Ctrl+F ya da Ctrl+K komut merkezini açar.
• Süzgeçler yazıldığında çip olarak görünür; Backspace ile silinir.
• Tab sonuç grupları arasında geçiş yapar.
• Esc önce sorguyu temizler, ikinci kez basınca pencereyi kapatır.
• > ile komut moduna geçilir; komutlar da aynı kutudan aranır.

Sohbet içinde arama

Belirli bir sohbetin ya da kanalın içinde arama yapmak istediğinizde sohbet içi arama sonuçları vurgulu olarak listeler. Sonuçlardan birine tıkladığınızda akış o mesaja kayar ve mesaj vurgulanır.

Telefonda arama

Mobil uygulamada da kişi, mesaj ve dosyalar tek arama kutusundan bulunur; sohbet içinde eski bir mesaja saniyeler içinde gidebilirsiniz. Ayrıntılar mobil uygulama sayfasında.

Örnek: Bir bilginin peşinde

Destek ekibinden bir çalışan, birkaç ay önce bilgi işlem kanalında paylaşılan VPN yapılandırma adımlarını arıyor. Kimin yazdığını hatırlıyor ama hangi kanalda olduğunu bilmiyor.

1. Ctrl+F ile komut merkezini açar ve “vpn” yazar. Mesaj, dosya, görev, not ve duyuru sonuçları gruplar halinde gelir.
2. kimden: yazıp mesajı paylaşan kişiyi seçer; sonuçlar o kişinin mesajlarına daralır.
3. Gerekirse tarih: ile “geçen ay” gibi bir aralık ekler.
4. Doğru mesaja tıklar; kanal o mesajın üzerinde açılır, mesaj vurgulanır ve altındaki konu yanıtlarıyla birlikte okunur.
5. Bilgiyi sık kullanacağını düşünüyorsa mesajı kaydeder.

Bu işlem birkaç saniye sürer. Aynı bilgiyi e-posta kutularında ya da kişisel mesajlaşma gruplarında aramak ise çoğu zaman sonuçsuz kalır ve soru yeniden sorulur.

Arama ve yetki

Arama yalnız sizin erişiminiz olan sohbetleri ve dokümanları listeler. Kısıtlı bir kanalın üyesi değilseniz o kanalın mesajları sonuçlarınızda görünmez. Misafir kullanıcılar da yalnız davet edildikleri kanallarda arama yapabilir. Saklama süresi dolup silinen mesajlar arama sonuçlarından da düşer.

Arama ve saklama süreleri

Arama, sunucuda tutulan kayıtlar üzerinden yapılır. Bu yüzden kurumunuzun saklama politikası aramayı da doğrudan etkiler. Veri ve KVKK bölümünde bir veri türü için saklama süresi belirlendiyse, süresi dolup silinen mesajlar arama sonuçlarında da görünmez. Bir mesajın silinmeden önce bulunabilmesini önemsiyorsanız, önemli kararları ve teknik bilgileri kalıcı bir yere, örneğin kanalın Notlar sekmesine ya da Kalite Doküman Merkezi'ne taşımak iyi bir alışkanlıktır.

Uygulama mesajları, yani entegrasyonlardan gelen kartlar da aramada insan mesajlarıyla aynı şekilde bulunur. Bir izleme sisteminin geçen hafta hangi uyarıyı verdiğini aramak için kanala gitmeniz gerekmez.

Arama yalnız metin içinde çalışır; ekran görüntüsünün ya da fotoğrafın içindeki yazılar aranamaz. Bu yüzden hata mesajlarını, yapılandırma adımlarını ve komutları metin ya da kod kartı olarak paylaşmak, aylar sonra o bilgiyi bulabilmenin en kolay yoludur.

Aramayı kolaylaştıran alışkanlıklar

1. Kanal adlarını tutarlı verin (ör. #proje-adi, #departman-adi).
2. Önemli kararları kanalda sabitleyin; sabitli: süzgeciyle anında bulunur.
3. Dosyaları ilgili kanalda paylaşın, kişisel sohbetlere dağıtmayın.
4. Teknik bilgileri ekran görüntüsü yerine kod kartı ya da metin olarak paylaşın; görüntünün içindeki metin aranamaz.

Kalite dokümanlarının da aramaya nasıl dahil olduğunu kalite doküman yönetimi yazısında anlattık. Klavye kısayollarıyla çalışan masaüstü uygulamasının diğer özellikleri masaüstü sayfasında.