Misafir Kullanıcı: Dış Paydaşlarla Şirketi Açmadan Güvenli Yazışma

Bir proje yürütürken dış danışmanla, bir üretim sürecinde tedarikçiyle, bir yazılım entegrasyonunda iş ortağıyla sürekli yazışmanız gerekir. Bu yazışmalar genellikle e-posta zincirlerine ya da kişisel mesajlaşma gruplarına kayar. İkisi de ideal değildir: e-posta yavaştır, kişisel gruplar ise kurumun kontrolünde değildir.

Misafir kullanıcı, dış paydaşları kurumsal mesajlaşmaya şirketin tamamını görmeden dahil etmenin yoludur. Bu rehberde SyncMessage'da misafirlerin nasıl davet edildiğini, neleri görüp neleri göremediğini ve erişimin nasıl yönetildiğini anlatıyoruz.

Misafir kullanıcı nedir?

Misafir, yalnız davet edildiği kanallarda çalışan süreli bir hesaptır. Davet edildiği kanallardaki mesajları, dosyaları ve oylamaları görür; o kanalların üyeleriyle birebir yazışabilir, sesli ya da görüntülü görüşebilir. Şirketin geri kalanı ona kapalıdır.

Misafir nasıl davet edilir?

Yönetici Paneli'ndeki Misafirler bölümünden Misafir davet et ile başlarsınız. Misafirin adını, kullanıcı adını, şirketini, isteğe bağlı e-postasını, erişebileceği kanalları ve erişim bitişini girersiniz. Erişim bitişi 1 hafta, 1 ay, 3 ay ya da seçtiğiniz bir tarih olabilir; en çok 1 yıldır.

İki giriş yöntemi

• Kurulum bağlantısı (önerilen): Tek kullanımlık bir bağlantı ve misafire iletebileceğiniz hazır bir davet metni hazırlanır. Misafir bağlantıyı açıp kendi şifresini belirler. Bağlantı en geç 7 gün geçerlidir.
• Geçici şifre: Okunaklı bir şifre üretilir; misafir ilk girişte yeni şifre belirlemeden uygulamayı kullanamaz.

Bağlantı ve şifre davet ekranından sonra bir daha gösterilmez; sunucu yalnız karmasını saklar. Misafir SyncMessage uygulamasını kurar, sunucu adresini girer ve kullanıcı adıyla giriş yapar.

Herkes misafiri tanır: Misafir rozeti

Misafirin adının yanında herkesin görebileceği bir Misafir rozeti bulunur: sohbet listesinde, mesajlarda, kanal üye listesinde, @ bahsetme önerilerinde, arama sonuçlarında ve görüşme karolarında. Rozetin üzerine gelince misafirin şirketi görünür. Böylece çalışanlar dış bir kişiyle yazıştıklarını her zaman bilir.

Ortak kanalı olmayan bir çalışan misafire yazmaya çalışırsa uyarı alır; misafirle yalnız ortak kanaldaki kişiler yazışabilir.

Misafirleri yönetmek

Davet eden kişiye, misafirin erişimi bitmeden 24 saat önce bildirim gider. Süre gerekirse uzatılır; süresi dolmuş bir misafire ileri bir tarih verilerek hesap yeniden açılabilir. Erişimi kaldır seçeneği misafirin oturumlarını hemen kapatır. Misafirin mesajları kanallarda kalır.

Süre dolduğunda ne olur?

Bitiş anında sunucu misafir hesabını kendiliğinden pasife alır. Uygulama açıksa misafir “Erişiminiz sona erdi” bilgisini görür ve oturumu kapanır; giriş denemesinde süresinin dolduğu ve süreyi uzatmak için kendisini davet eden kişiyle görüşmesi gerektiği yazar. Misafirin mesajları, dosyaları ve kanal üyeliği silinmez; süre uzatılırsa aynı hesapla kaldığı yerden devam eder.

Erişimi kaldırılan ya da süresi dolan misafirler Misafirler listesinin Sona eren sekmesinde görünür. Ad, şirket ya da kanala göre arama yapılabilir; böylece hangi iş ortağının hangi projeye ne zaman dahil olduğu sonradan da izlenebilir.

Kimler misafir davet edebilir?

Misafir davet yetkisi bir izin olarak tanımlıdır. Örneğin proje yöneticilerine bu izni verirseniz yalnız erişebildikleri kanallara misafir davet edebilir ve yalnız kendi davet ettikleri misafirleri yönetebilirler. Bütün misafirleri yönetme yetkisi ayrı bir izindir. Misafir hesabının hiçbir yönetim izni olmaz; ona bir yetki profili atansa bile etkisizdir. Her işlem işlem kayıtlarına yazılır.

Örnek: Üç aylık bir danışmanlık projesi

1. Proje yöneticisi erişimi kısıtlı bir #proje-erp-gecis kanalı açar ve ekibi ekler.
2. Danışmanlık firmasındaki iki kişiyi misafir olarak bu kanala, 3 ay süreyle davet eder; giriş yöntemi olarak kurulum bağlantısını seçer.
3. Hazır davet metnini ve bağlantıyı danışmanlara iletir; danışmanlar şifrelerini belirleyip uygulamayı kurar.
4. Proje boyunca kanalda dosya paylaşılır, oylamalarla kararlar alınır, toplantılar kanal üzerinden planlanır.
5. Bitişten 24 saat önce proje yöneticisine bildirim gelir; proje uzadıysa süre uzatılır, bittiyse erişim kendiliğinden kapanır.

Misafir davet ederken kontrol listesi

• Misafiri herkese açık değil, erişimi kısıtlı kanallara davet edin.
• Erişim süresini projenin gerçek süresine göre belirleyin; gerektiğinde uzatmak kolaydır.
• Davet yetkisini yalnız ihtiyaç duyan proje yöneticilerine verin.
• Kanalda paylaşılan dosyaların misafir tarafından görüleceğini ekibe hatırlatın.
• Proje bittiğinde Sona eren sekmesinden misafir listesini gözden geçirin.

Misafirler ve KVKK

Misafirler de kişisel verisi işlenen ilgili kişilerdir ve Veri ve KVKK araçlarına dahildir: verileri dışa aktarılabilir, silme talebinde hesap kapatılıp kimlik bilgileri kaldırılır. Saklama süreleri misafirin mesajlarına da çalışanlarınkiyle aynı uygulanır. Ayrıntılar için KVKK ve şirket içi yazışmalar yazısına bakabilirsiniz.

Kişisel mesajlaşma gruplarına dış paydaş eklemenin risklerini şirkette WhatsApp kullanımı yazısında ele aldık. Misafir, SyncMessage masaüstü ya da Android uygulamasını kurarak bağlanır; uygulamaların ayrıntıları masaüstü ve mobil sayfalarında.