Mobil Cihaz Güvenliği: Uygulama Kilidi, Kayıp Telefon ve Uzaktan Oturum Kapatma

Çalışanların büyük kısmı iş yazışmalarını artık telefonundan da takip ediyor. Bu esneklik değerli, ama bir riski de beraberinde getiriyor: telefon kaybolduğunda, çalındığında ya da kilidi açık bir masada bırakıldığında iş yazışmaları başkasının eline geçebilir. Mobil cihaz güvenliği, bu senaryolarda verinin korunmasını sağlayan önlemlerin bütünüdür.

Bu yazıda SyncMessage'ın cihaz oturumlarını, mobil uygulama kilidini, kayıp cihaz işlemini ve ekran görüntüsü engelini anlatıyoruz.

Her giriş bir cihaz oturumudur

SyncMessage'da her giriş bir cihaz oturumu açar. Oturumda cihazın adı, uygulama sürümü, ilk giriş zamanı, son etkinlik ve son IP adresi tutulur. Konum bilgisi tutulmaz.

Kullanıcılar Ayarlar'daki Oturumlar ve cihazlar bölümünde kendi açık oturumlarını görür; kullandıkları cihaz “Bu cihaz” olarak işaretlidir. Tanımadıkları bir oturumu tek dokunuşla kapatabilir ya da bu cihaz dışındaki bütün oturumlarını kapatabilirler.

Oturum kapatıldığında o cihazın oturum anahtarı hemen geçersiz olur. Uygulama açıksa birkaç saniye içinde “Oturumunuz kapatıldı” ekranı görünür; dosya bağlantıları da o oturumla birlikte geçersizleşir.

Masaüstü oturumları da aynı listede

Cihaz oturumları yalnız telefonları kapsamaz. Bir çalışan şifresini ortak kullanılan bir bilgisayarda açık unuttuğunda da aynı yöntemle o oturumu kapatabilir. Şifre sıfırlama ve hesap kapatma ise kişinin bütün oturumlarını birlikte kapatır. Aynı cihazdan yeniden giriş yapıldığında eski oturum kendiliğinden kapanır, böylece listede her cihaz bir kez görünür.

Kayıp cihaz: Yönetici ne yapabilir?

Yönetici Paneli'nin Cihazlar bölümünde bütün açık oturumlar listelenir; kişi, cihaz adı ya da IP ile arama ve platform süzgeci vardır. Bir çalışanın telefonu kaybolduğunda yöneticinin üç seçeneği vardır:

Kayıp cihaz işleminde cihaz sunucuya bir sonraki bağlanışında yerel önbelleği, taslakları, kayıtlı sunucu listesini, oturum bilgisini ve uygulama kilidini siler; uygulama ilk kurulum ekranına döner. Listede önce “Silme bekliyor”, cihaz isteği aldığında “Yerel veri silindi” görünür.

Mobil uygulama kilidi

Telefonun kilidi açık olsa bile SyncMessage'ın kendi kilidi iş yazışmalarını korur. Kullanıcı Ayarlar'dan uygulama kilidini açar ve 4-6 haneli bir PIN belirler; 1111 ya da 1234 gibi kolay PIN'ler kabul edilmez. Cihaz destekliyorsa parmak izi ya da yüz tanıma ile açma seçilebilir, PIN her zaman yedek olarak kullanılır.

• Kilitlenme süresi seçilir: hemen, 1, 5 ya da 15 dakika. Uygulama her açılışta kilitli başlar.
• PIN yalnız cihazda, geri çevrilemeyen bir özet olarak saklanır; sunucuya gitmez.
• 5 yanlış PIN denemesinde o cihazın oturumu kapanır; yeniden şifreyle giriş yapılır.
• Kilit hesaba bağlıdır; oturum kapatılınca silinir.

Kurum isterse kilit zorunlu olur

Yönetici “Mobilde uygulama kilidi zorunlu” ilkesini açarsa telefon ve tabletlerde kullanıcı bir PIN belirlemeden uygulamaya geçemez ve kilidi kapatamaz. Değişiklik açık uygulamalara hemen iletilir. Yönetici, Cihazlar listesinde mobil cihazlarda uygulama kilidinin açık olup olmadığını da görür.

Kilit açıkken bildirimler

Uygulama kilitliyken de bildirimler işletim sisteminin ayarına göre görünmeye devam eder. Kilit ekranında mesaj önizlemesinin görünmesini istemeyen kullanıcılar, içerik önizlemesini telefonun kendi bildirim ayarlarından kapatabilir. Kurum genelinde hassas yazışmalar yürütülüyorsa bu ayarı çalışanlara önermek iyi bir alışkanlıktır.

Ekran görüntüsü engeli

Hassas yazışmaların ekran görüntüsüyle dışarı taşınmasını zorlaştırmak için yönetici ekran görüntüsü engeli ilkesini açabilir. Android uygulamasında ekran görüntüsü, ekran kaydı ve son uygulamalar ekranındaki önizleme engellenir. İsteğe bağlı olarak Windows uygulamasında da pencere ekran görüntüsünde ve ekran paylaşımında boş görünür.

Örnek senaryo: Telefon takside unutuldu

1. Çalışan telefonunu kaybettiğini fark eder ve bilgisayarından Ayarlar > Oturumlar ve cihazlar'a girip telefonun oturumunu kapatır. Bilgisayarı yanında değilse bilgi işleme haber verir.
2. Yönetici Cihazlar bölümünde kişiyi bulur ve telefonu kayıp cihaz olarak bildirir; oturum hemen kapanır.
3. Telefonu bulan biri uygulamayı açmaya çalışırsa uygulama kilidi PIN ister; oturum zaten kapalı olduğu için hesaba erişilemez.
4. Telefon sunucuya yeniden bağlanırsa yerel veri silinir ve listede Yerel veri silindi görünür.
5. Kurumun MDM aracı varsa cihaz ayrıca oradan da silinir.

Kurumlar için önerilen mobil güvenlik ayarları

• Hassas veriyle çalışan kurumlarda mobil uygulama kilidini zorunlu kılın.
• Kilitlenme süresini 1 ya da 5 dakika olarak önerin.
• Gerekiyorsa Android'de ekran görüntüsü engelini açın; Windows için etkisini değerlendirdikten sonra karar verin.
• Çalışanlara kayıp durumunda kime haber vereceklerini önceden duyurun.
• Cihaz oturumlarını dönemsel olarak gözden geçirip uzun süredir kullanılmayanları kapatın.

Yetki ve kayıt

Cihazları görüntüleme, oturumları kapatma ve mobil güvenlik ilkelerini yönetme ayrı izinlerdir. Bir kişinin oturumunu yalnız onun bütün yetkilerine sahip biri kapatabilir. Oturum kapatma, kayıp cihaz, uygulama kilidinin aşılması ve ilke değişiklikleri işlem loglarına yazılır.

Ağ tarafındaki koruma için TLS ile şifreli kurumsal mesajlaşma yazısına, mobil uygulamanın genel özellikleri için mobil sayfasına bakabilirsiniz.