Şirket İçi Görüntülü Görüşme ve Ekran Paylaşımı: Ayrı Programa Gerek Kalmadan

Bir tabloyu birlikte incelemek, bir hatayı ekranda göstermek ya da beş dakikalık bir kararı sesli konuşarak vermek… Bu işler için ayrı bir toplantı programı açmak, bağlantı linki paylaşmak ve herkesin katılmasını beklemek gereksiz bir yük oluşturur. Şirket içi görüntülü görüşme mesajlaşma uygulamasının içinde olduğunda bu adımlar ortadan kalkar.

Bu rehberde SyncMessage'da sesli ve görüntülü aramanın, kanal görüşmelerinin ve ekran paylaşımının nasıl çalıştığını anlatıyoruz.

Arama sohbetin başlığından başlar

Birebir sohbette ya da bir kanalda, başlıktaki düğmeyle sesli veya görüntülü aramayı başlatırsınız. Katılmadan önce mikrofonunuzu ve kameranızı seçersiniz. Kanal aramasında bütün ekip aynı görüşmede buluşur; kimin katıldığı tek tek görünür.

Görüşme sırasında neler yapılabilir?

• Konuşan kişi vurgusu: O an konuşanın karesi belirginleşir, kalabalık görüşmelerde kimin konuştuğu kolayca anlaşılır.
• Katılımcı sabitleme: İstediğiniz kişiyi büyük ekrana sabitleyebilirsiniz.
• Arama sohbeti: Bağlantı, kod ya da kısa not paylaşmak için görüşmenin içinde yazışabilirsiniz.
• Bas-konuş modu: Tuşunu kendiniz seçtiğiniz bas-konuş moduyla, yalnız tuşa basılıyken konuşursunuz.
• Mikrofon ve kamera: Tek dokunuşla açılıp kapanır.

Cevapsız aramalar sohbette işaretlenir, böylece kimin sizi aradığını sonradan görebilirsiniz.

Ekran paylaşımı görüşmenin içinden

Görüşme sırasında Ekran Paylaş düğmesine bastığınızda, paylaşabileceğiniz ekranlar ve pencereler önizlemeli bir listede görünür. Bütün ekranı değil yalnız bir Excel penceresini ya da sunumunuzu paylaşmak istiyorsanız onu seçersiniz. Ayrı bir uygulama açmanız gerekmez, görüşme kaldığı yerden sürer.

Farklı ağlardan katılanlar da bağlanır

Şirket içi görüntülü görüşmede en sık yaşanan sorun, aynı binadaki bilgisayarlar sorunsuz konuşurken farklı bir VLAN'dan ya da evden VPN ile bağlanan çalışanların görüşmeye katılamamasıdır. SyncMessage bu sorunu sunucunun içinde gelen yerleşik STUN/TURN aktarıcısıyla çözer.

• Aynı ağdaki ya da birbirine doğrudan ulaşabilen bilgisayarlar doğrudan bağlanır.
• Doğrudan yol kurulamazsa (farklı VLAN, VPN, sıkı güvenlik duvarı, NAT) aktarıcı devreye girer.
• Yönetici isterse Arama Ağı ayarından bütün aramaları sunucu üzerinden aktarabilir.
• Aktarıcı ayrı bir program değildir, sunucuyla birlikte açılır.

Aktarıcının portları, ortam değişkenleri ve sorun giderme adımları için TURN sunucusu ve NAT arkasında görüşme rehberine bakabilirsiniz.

Telefonda da aynı görüşme

Mobil uygulamada gelen arama tam ekran görünür; kabul ettiğinizde aynı görüşmeye telefondan katılırsınız. Sahada ya da toplantı odası dışında olan çalışanlar da kanal görüşmelerine dahil olabilir. Ayrıntılar mobil uygulama sayfasında.

Masaüstünde görüşmeyi kolaylaştıranlar

Masaüstü uygulaması pencereyi kapattığınızda sistem tepsisine küçülür ve arka planda çalışmayı sürdürür; bu sayede gelen aramaları kaçırmazsınız. Pencere arka plandayken işletim sisteminin bildirimi gösterilir ve Rahatsız Etmeyin tercihleriniz dikkate alınır. Rahatsız Etmeyin modundayken bile aramaların size ulaşmasına izin verebilirsiniz. Ayrıntılar masaüstü sayfasında.

Kimler için özellikle faydalı?

• Bilgi işlem ve destek ekipleri: Kullanıcının ekranındaki hatayı anında görmek için.
• Şubeli kurumlar: Merkez ile şube arasında, internete çıkmadan kurum ağı üzerinden görüşmek için.
• Üretim ve saha ekipleri: Telefondan kanal aramasına katılarak hızlı karar almak için.
• Proje ekipleri: Kanalda yazışırken konu karmaşıklaştığında tek tıkla sesli görüşmeye geçmek için.

Her durumda görüşme, şirketin kendi sunucusu üzerinden kurulur ve görüşme sinyali TLS ile şifreli bağlantı üzerinden taşınır. Dış bir görüşme hizmetine hesap açmanız ya da bağlantı linki paylaşmanız gerekmez.

Görüşme kalitesini artırmak için ipuçları

• Görüşmeye katılmadan önce doğru mikrofonu ve kamerayı seçin; kulaklık kullanmak yankıyı önler.
• Kalabalık kanal aramalarında konuşmadığınız sürece mikrofonunuzu kapalı tutun ya da bas-konuş modunu kullanın.
• Ekran paylaşırken yalnız ilgili pencereyi seçin ve bildirimleri sessize alın.
• Uzaktan katılan çalışanlar görüşme kuramıyorsa bilgi işlemden aktarıcı portlarının açık olduğunu doğrulamasını isteyin.
• Kaliteli bağlantı gerektiren sunumlarda kablolu ağ kullanın.

Örnek: Arıza anında hızlı müdahale

Muhasebede bir çalışanın raporlama ekranı hata veriyor. Çalışan #bilgi-islem kanalına kısa bir mesaj yazıyor; destek ekibinden biri birebir sohbette görüntülü arama başlatıyor. Çalışan ekran paylaşımında yalnız raporlama penceresini seçiyor, destek uzmanı hatayı canlı görüyor ve adımları birlikte uyguluyorlar. Ayrı bir uzaktan destek aracı açmaya, bağlantı kodu paylaşmaya gerek kalmadan sorun birkaç dakikada çözülüyor. Görüşme bittiğinde sohbete arama kaydı düşüyor; çözüm adımları da aynı sohbette yazılı olarak kalıyor.

Bu senaryonun bir sınırı var: ekran paylaşımı görüntü aktarır, karşı tarafa bilgisayarın kontrolünü vermez. Uzaktan müdahale gereken durumlarda kurumunuzun uzaktan destek aracını kullanmaya devam etmeniz gerekir.

Kısa bir not: Yönetici masaüstünde ekran görüntüsü engeli ilkesini açtıysa SyncMessage penceresi başka uygulamaların ekran paylaşımında boş görünür. Kendi görüşmenizde başka bir uygulamanın penceresini paylaşmanız bundan etkilenmez.

Planlı toplantılar için

Anlık aramaların yanında planlı toplantılar da sohbetin içinden ayarlanır: kişileri ya da bütün bir kanalı davet edersiniz, davetliler karttan yanıt verir, başlama saatinde kartta Katıl düğmesi aramayı açar. Bu konuyu toplantı planlama ve hatırlatma yazısında anlattık.

Kayıt ve denetim

Log merkezi aramaları ve ekran paylaşımı oturumlarını da kayıt altına alır. Kullanım panosunda ise arama sayısı, toplam ve ortalama süre ile ekran paylaşımı kullanımı kişi bazında değil, toplu istatistik olarak görünür. Arama ve ekran paylaşımı kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı Veri ve KVKK bölümünden ayarlanır.