Toplantı Planlama ve Hatırlatma: Daveti Sohbetten Gönderin, Kimse Unutmasın

Bir toplantı ayarlamak çoğu zaman toplantının kendisinden daha fazla zaman alır. Davet bir araçtan, görüşme bağlantısı başka bir araçtan gider; katılım yanıtları e-postalara dağılır, toplantı saati geldiğinde birileri bağlantıyı arar. Toplantı planlama iletişim aracının içinde olduğunda bu parçalar tek bir yerde birleşir.

Bu rehberde SyncMessage'da toplantı planlamayı, hatırlatmaları, zamanlanmış mesajları ve “bana sonra hatırlat” özelliğini anlatıyoruz.

Toplantıyı sohbetten planlamak

Sohbet başlığında arama düğmesinin yanındaki takvim simgesi Toplantı planla penceresini açar. Birebir sohbetten açtığınızda o kişi, kanaldan açtığınızda o kanal hazır seçili gelir. Pencerede başlık, tarih ve saat, süre (15 dakika ile 4 saat arası hazır seçenekler), katılımcılar ve açıklama girilir. Toplantıyı günlük ya da haftalık tekrarlayabilir, isterseniz bir son gün belirleyebilirsiniz.

Kişilerle toplantı ve kanal toplantısı

Canlı davet kartı

Davet kartında başlık, gün ve saat aralığı, süre, tekrar bilgisi ve düzenleyen yer alır. Davetliler Katılacağım, Belki ya da Katılmayacağım der; katılım özeti kartta canlı güncellenir. Toplantı değiştiğinde ya da iptal edildiğinde bütün kartlar kendiliğinden güncellenir. Zaman değişirse yanıtlar sıfırlanır ve herkese bildirim gider.

Hatırlatmalar: 15 dakika, 1 dakika ve başlama anı

Katılmayacağını söylemeyen herkes toplantıdan 15 dakika ve 1 dakika önce, bir de başlama anında bildirim alır. Masaüstünde sağ altta bir kart, mobilde ekranın üstünde bir kapsül görünür; pencere arka plandaysa işletim sistemi bildirimi gelir. Başlamadan 10 dakika önceden bitene kadar kartta, Takvimim sayfasında ve bildirimde Katıl düğmesi görünür. Katıl'a basınca önce mikrofon ve kamera seçimi, ardından görüşme açılır.

Toplantıyı değiştirmek ya da iptal etmek

Toplantıyı yalnız düzenleyen kişi (ya da bu konuda yetkisi olan biri) ayrıntı penceresinden düzenleyebilir veya iptal edebilir. Saat değiştiğinde katılımcıların yanıtları sıfırlanır ve herkese “Toplantı güncellendi” bildirimi gider. Yeni eklenen kişiye davet kartı, çıkarılan kişiye bildirim gönderilir. İptal edilen toplantı kartlarda ve Takvimim'de İptal edildi olarak görünür; .ics dosyasını yeniden indirenlerin takviminde de iptal durumu güncellenir.

Toplantılar, kişisel veri talebinde dışa aktarılan arşive iş kaydı olarak girer ve saklama süresine tabi değildir; sohbete düşen davet kartı ise bir mesaj olduğu için mesaj saklama süresiyle silinir. Toplantının kendisi Takvimim'de kalır.

Outlook ve Google Takvim'e ekleme

Kartta ve toplantı ayrıntısında Takvime ekle (.ics) seçeneği bulunur. Dosya Outlook, Google Takvim ve telefon takvimlerine aktarılır; tekrar kuralı, 15 dakika alarmı ve iptal durumu dosyada yer alır. Dosya her indirildiğinde güncel bilgiyle üretilir, takvim uygulaması eski kaydın üzerine yazar.

Takvimim sayfası

Takvimim sayfası önümüzdeki 60 günün toplantılarını günlere göre gruplar: Bugün, Yarın ve sonraki günler. Her satırda saat aralığı, başlık, kanal ya da düzenleyen, sizin yanıtınız ve durum yer alır. Geçmiş sekmesi son 60 günü, Zamanlanmış mesajlar sekmesi ise bekleyen mesajlarınızı gösterir. Masaüstündeki Anasayfa önümüzdeki 7 günün en yakın 5 toplantısını da listeler.

Verimli toplantı için 6 kural

• Toplantının amacını başlığa yazın: “Bütçe gözden geçirme” yerine “Q4 bütçe kararları”.
• Açıklamaya gündemi ve hazırlanılması gerekenleri ekleyin.
• Süreyi gerçek ihtiyaca göre seçin; 15 ve 30 dakikalık toplantılar çoğu iş için yeterlidir.
• Yalnız karar vermesi ya da bilgi vermesi gereken kişileri davet edin.
• Tekrarlanan toplantılara bir son gün koyun ve dönem sonunda gerekliliğini gözden geçirin.
• Toplantı çıktısını kanalın Notlar sekmesine, alınan işleri Görevler panosuna yazın.

Yönetici için

Toplantı planlamak, mesaj zamanlamak ve hatırlatma kurmak izin gerektirmeyen temel yeteneklerdir. Herkes yalnız kendi toplantılarını, zamanlanmış mesajlarını ve hatırlatmalarını görür. Bütün toplantıları görüntüleme, düzenleme ve iptal etme ise ayrı bir izindir; örneğin bir yönetici asistanına bilerek verilebilir. Toplantı planlama, değişiklik ve iptaller işlem loglarına yazılır; bu kayıtlarda mesaj içeriği yer almaz.

Zamanlanmış mesaj: Mesajı yarın sabaha bırakın

Akşam aklınıza gelen bir işi ekibe hemen yazmak istemiyorsanız mesajı zamanlayabilirsiniz. Masaüstünde gönder düğmesine sağ tıklayıp, mobilde uzun basıp Bugün 17:00, Yarın 09:00 ya da özel bir tarih ve saat seçersiniz. Ek dosya ve yanıt bağlamı da mesajla birlikte zamanlanır.

• Bekleyen mesajlar yazma kutusunun üstündeki ince şeritte görünür; her biri şimdi gönderilebilir, düzenlenebilir ya da iptal edilebilir.
• Zamanı gelen mesaj sizin adınıza normal mesaj olarak gider.
• Sunucu kapalıyken zamanı gelen mesaj sunucu açılır açılmaz gönderilir.
• Yetkiniz gönderim anında yeniden denetlenir; kanaldan çıkarıldıysanız mesaj gönderilmez ve gerekçesi gösterilir.

Zamanlanmış mesaj sınırları

Bir kişi aynı anda en çok 100 bekleyen zamanlanmış mesaja sahip olabilir, saatte en çok 60 zamanlama yapabilir ve mesajı en çok bir yıl ileriye zamanlayabilir. Sunucu tarafında geçici bir sorun olursa gönderim dakikada bir, birkaç kez yeniden denenir. Gönderilemeyen mesaj şeritte ve Bildirimler'de gerekçesiyle görünür; yeni bir zaman seçip yeniden zamanlayabilir ya da iptal edebilirsiniz.

Bana sonra hatırlat

Önemli bir mesajı şimdi yanıtlayamıyorsanız mesajın üzerindeki Hatırlat seçeneğiyle 30 dakika, 1 saat, 3 saat sonrası, yarın sabah ya da özel bir zaman seçin. Zamanı gelince bildirim gelir ve Mesaja git ile doğrudan o mesaja dönersiniz. Hatırlatmalar sayfasında yaklaşan ve zamanı gelen hatırlatmalar listelenir; ertelenebilir ya da tamamlandı olarak işaretlenebilir.

Toplantı sırasındaki görüşme ve ekran paylaşımı için şirket içi görüntülü görüşme yazısına göz atabilirsiniz. Toplantı ve hatırlatmaların telefondaki görünümü mobil uygulama sayfasında.